【谦启原创】如何建立一个有效的组织?

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如何建立一个有效的组织?

组织是为了实现特定目标而成立的。组织目标的实现就涉及到组织的设计,比如工作的分配、组织类型、组织结构的设计等等。可以说组织是管理学最经典也是最基础的一个分支。如果能在组织上有所领悟,相信管理水平会提升一个大的台阶。

什么是组织?

从定义上来讲,组织是一项管理职能,根据计划要求和按照权力责任关系原则,将所必需的活动进行分解与合成,并把工作人员编排和组合成一个分工协作的管理工作系统或管理机构体系,最终达到实现外部环境变化的内部优化组合,保证能够圆满达成预定的共同目标。

换句话说,组织有3大要素:人、规则和目标。一个人不叫组织,多个人在共同的目标驱动下,按照某种规则运行,才能形成组织。因而,一个合理的组织应该具有如下四项基本功能:

1、分配工作。即把企业的总体目标分解落实到每位组织成员身上,转化成每位组织成员的任务。

2、确定责权关系,促进沟通与协调。使每位组织成员都明确其具体的责任,清楚他们必须对谁负责,是谁向他们分配工作并对他们进行管理。

3、构建分工协作体系,提高效率和工作的质量。各项活动彼此得以相互配合,把不同的任务有机地协调起来,实现人们常说“协同效应” 。

4、组织能力的培养。培养一种能够支撑与促进企业成长的能力,这是组织的核心功能所在。

如何建立一个有效的组织?

如何设计组织?

那么,如何才能保障组织的合理性,使其发挥上述四大功能,帮助完成预定目标呢?我们在设计组织时,应该遵循如下四大原则:

  • 目标一致性原则。共同的目标是组织产生和发展的基础和原因,它规定并制约着组织的其他要素。正是因为同一组织有着共同目标,组织成员才会有效地进行分工协作,并最终实现共同的目标。共同的目标是维系组织成员的纽带,是组织管理工作的依据。
  • 分工协作原则。为了使组织成员能够有效配合,1+1>2,在设计组织时,就必须注重专业分工明确,每位成员各司其职、协作有序。
  • 权责对等原则。权责关系可以说是组织构成要素的核心内容。在组织的设计管理过程中,明确各部门、各职位与整体组织之间的权力与责任,使每个组织成员都明确自己应该干什么,有哪些方面的权力,直属领导是谁,是保持组织稳定性及改善组织运行效果的前提。
  • 信息畅通原则。在一个组织中,信息交流包括自上而下、自下而上及同级之间的信息交流,信息通畅是组织成员进行有效协调、控制的基础,有效的组织必须保持组织内外部的信息交流畅通无阻。

在实践过程中,我们可以遵循劳动分工-部门化-层次等级-协调的程序来进行组织设计。首先是进行劳动分工,它是组织设计的前提和关键。劳动分工需要明确为了达成预定目标,组织整体需要完成哪些工作,并将工作分解至个人。其次,在劳动分工的基础上,将各项工作进行归类,使性质相同或相似的工作合并到一起组成单位,形成专业化的部门。部门的划分主要由工作分类的标准决定,通常会按照功能、过程及产品进行划分。

如何建立一个有效的组织?

权责关系是组织构成的核心内容,组织设计过程中至关重要的一步便是分配权责,确定组织层级。组织要分几层,每一层有哪些权限?这个设计绝不是拍脑袋拍出来的,而是要考虑每一级的管理幅度。管理幅度是指一个领导者所能直接且有效地管理和指挥的下属工作人员的数量,或者指上级机构所能直接有效管辖的下级机构的数目。无论是个人还是机构,由于知识、经验、精力的制约,其管理幅度一定是有限的。所以当组织的某一层级人员规模达到一定程度时,就需要向下划分出新的管理层次。这样一来,组织就形成了类似金字塔形的纵向层次结构。

近年来,组织扁平化的概念十分流行,但是组织并不是越扁平化越好,因为组织越扁平,层级越少,每一层级的管理幅度就越大,对各层级管理人员的要求就越高。通常来讲, 管理者的能力、下属人员的集中与分散程度、工作本身的性质、工作的标准化程度、工作的类别、需要解决的问题的出现频率、管理者与下属人员间的关系等等都对管理幅度有较大的影响。企业在划分层级时,必须结合自身情况,分析究竟应该扩大管理幅度、减少组织级,形成扁平化的组织结构,还是缩小管理幅度、增加组织层级,形成垂直式组织结构。

如何建立一个有效的组织?

最后,组织设计还需要保证不同部门和不同层级之间的协调性,使得管理者的工作方向保持一致并确保整个组织过程有助于组织目标的最后达成。协调的原则是政令统一,要保证每个人的目标明确,避免出现多头领导的情况。所以协调的关键其实还是在明确分工以及权责划分上,在确定管理层级时,就要保证形成上下级之间的明确的命令链,且保证每一级都只有一个最终负责人,下级也只接受一个上级的命令和指挥。同时要保证不能越级,上级不能越级指挥下级,下级也不能越级请示,否则再科学的层级划分也会乱套。

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